Punto secondo: i progetti non sono azioni

Ammettiamo di essere riusciti a ritagliarci degli spazi di concentrazione ininterrotti, e poi liberare la nostra testolina da ogni obbligo di ricordarsi che cosa dobbiamo e vogliamo fare, che quest'incombenza sia stata brillantemente delegata a un sistema più o meno complesso, diciamo per esempio una bella serie di liste di cose da fare scritte con cura sull'agendina nuovo di zecca. E adesso? Cosa mi garantisce che queste liste non restino lì vita natural durante, a riempire di ansia le mie giornate ricordandomi la mia incapacità di fare fronte a tutti i miei impegni?

Semplificare. I progetti non sono azioni. Il problema principale delle liste di cose da fare (perlomeno delle mie to-do list) è (era!) che contengono elenchi di obiettivi, e non di cose da fare come invece dovrebbero. "Finire l'analisi dei dati del test beam", "scrivere l'articolo per JINST", "organizzare il prossimo meeting", "iscrivere Giulia all'AIRE": una lista del genere è inutile e spesso persino paralizzante, perché in realtà non contiene cose che posso fare qui-ed-ora, insomma le azioni del metodo GTD, ma solo progetti che per essere complettati richiedono molte azioni consecutive. Per "iscrivere Giulia all'AIRE" devo "telefonare al consolato a Lione", "scaricare e compilare il modulo", "andare alla posta e spedire una raccomandata": cose che tra l'altro difficilmente farò in modo consecutivo nel tempo e nello stesso posto.

Realizzare la differenza tra azioni e progetti (e spezzettare tutti i miei progetti aperti in azioni concrete) è stato molto liberante: obiettivi fermi da settimane, di quelli che come una murena rimangono ad attendere minacciosi sul fondo della lista, quelli a cui non osiamo nemmeno più avvicinarci e ci tornano in mente alla sera con i loro fastidiosi "dovrei proprio mettere mano a...", sono stati domati dalla semplice operazione di semplificarli in una serie di azioni successive, piccole, concrete fattibili. Fai una telefonata, scrivi un pezzo di software, leggi dieci pagine: in una giornata si possono completare molte azioni, e fare così avanzare per davvero un po' i propri progetti. E siccome il cervello umano non è adatto per il multi-tasking, risulta molto più pratico dedicare un po' di tempo consecutivo a fare tutte le cose dello stesso tipo: tutte le telefonate, tutti i moduli da compilare, tutte le operazioni bancarie, tutte le cose da fare in posta, tutte le discussioni che posso fare subito dopo quel meeting con le persone che ci vanno normalmente. Sembra banale, ma spesso una sacco di tempo viene perso in passaggi troppo frequenti tra un contesto e l'altro.

(continua)