Delegare, semplificare, ridurre. Punto primo

Dov'ero rimasto? Si parlava di recuperare un tempo di concentrazione e tranquillità, riducendo sistematicamente le interruzioni e aborrendo religiosamente ogni forma di multitasking. Porte chiuse, niente laptop ai meeting, email spento mentre si lavora, un buon posto dove nascondersi. Idee che funzionano, ma che da sole non sono la soluzione definitiva. Il punto nodale è la natura stessa del lavoro (intellettuale) moderno: per quanto si tengano chiusi porte o computer o telefoni, il flusso di informazioni in ingresso, da gestire in qualche modo pena l'esserne sommersi, è sovradimensionato rispetto agli standard del passato. Quanti articoli di fisica delle particelle vengono pubblicati giornalmente sugli ArXiv oggi? In media, una trentina. Quanti email (da leggere sul serio, spam escluso) riceve al giorno un fisico delle particelle quadratico medio di una collaborazione di LHC? Probabilmente almeno una trentina. Quanti progetti di analisi sta seguendo? Diciamo un paio nel migliore dei casi. Quanti articoli sta collaborando a scrivere in un momento a caso dell'anno? Facilmente uno o due. Come fare a stare dietro a tutto senza impazzire, o essere obbligati a vivere in ufficio, o dormire tre ore per notte? La risposta potrebbe stare in tre (semplici? magari!) regole di base: delegare, semplificare, ridurre.

Ci sono un sacco di teoria, libri e siti web che parlano di organizzazione del tempo e produttività. Spesso parlano la lingua roboante dei corsi motivazionali, e altrettanto spesso intorno a questo o quel guru dell'organizzazione nasce qualcosa di fastidiosamente simile a un culto: motivi sufficienti per tenersene alla larga. Epperò sotto la superficie mi sembra di aver trovato qualcosa di interessante. Dalle mie esplorazioni ho ritenuto queste tre idee di base, dalle quali fare discendere le proprie buone pratiche organizzative.

Delegare. Il cervello umano è un pessimo organizzatore. Il cervello eccelle nel pensiero creativo o scientifico, nella creatività o nel pensiero analitico. La sua forza è la memoria a brevissimo termine (per le operazioni immediate) e quella a lungo termine (per l'invenzione, l'analisi o la sintesi). La memoria a medio termine è per qualche motivo quella meno efficiente: il cervello sembra non essere fatto per ricordare a se stesso che deve fare una cosa un paio di giorni dopo averla decisa: per questo abbiamo calendari, agende e taccuini! Se lasciamo alla nostra mente da sola il compito di ricordarsi cosa dobbiamo fare, saremo perennemente disturbati da piccoli messaggi che arrivano nei momenti meno opportuni (è un'esperienza che sono sicuro conosciate: pensate adesso "devo ricordarmi di fare questa cosa", e vi tornerà in mente in modo più o meno casuale nelle prossime ore, quando meno vi serve. O ve lo dimenticherete). Se la mente impegnata a ricordarsi (in questo modo molto così inefficiente) cosa dovrebbe fare, rimane poco spazio per la concentrazione e il pensiero creativo. La sola soluzione è delegare a un qualche tipo di sistema di memorizzazione (un'agenda, un taccuino, un software più o meno complicato) quello che dobbiamo ricordarci di fare. Tutto quello che dobbiamo ricordarci di fare, in modo da lasciare spazio ai pensieri interessanti. Il sistema (ognuno dovrà trovare il migliore per se, al limite vi racconterà il mio) dovrà qualcosa di cui il vostro cervello si fidi a sufficienza da svuotarsi per davvero dall'incombenza di ricordarsene. Se non guardate mai la vostra agenda, sarà difficile convincere il vostro subconscio a non ricordarvi ogni due ore del prossimo meeting importante. Avete presente quando dovete prendere un aereo presto la mattina dopo, e il vostro cervello apparentemente smette di fidarsi della sveglia e continua a farvi aprire gli occhi ogni due ore per essere sicuro che non perderete il volo? L'idea è eliminare questo tipo di interruzioni in ogni campo: trovare e mettere in piedi il proprio sistema fidato per svuotare la mente da tutti le cosa da ricordare è il primo passo per smettere di essere ossessionati dalla quantità di cose da fare. Saranno lì, nell'agenda, nel taccuino, nel computer, raccolte e ben organizzate, pronte a saltarmi davanti agli occhi al momento opportuno come un messaggio da parte del mio io passato: "ora dovresti occuparti di questo". Ma per adesso fuori dalla mia mente, libera di occuparsi d'altro. Ed è importante che le si abbia raccolte tutte, perché una cosa come "finire l'articolo per NIM" occupa tanto spazio nel retrobottega dei nostri cervelli quanto "ricordarsi di pagare la fattura del gas".

(continua)