Ridurre le interruzioni, abolire ogni forma di multitasking

Cominciamo dal CERN. Lavorare al CERN implica tutti i privilegi dell'essere residenti in un grande laboratorio: praticamente tutte le persone che contano all'interno del mio esperimento sono stanziali qui, o passano di frequente da queste parti. Una rapida discesa alla caffetteria del building 40 mi permette di incontrare al volo lo spokesman di ATLAS, il physics coordinator, il guru massimo del software, il responsabile dell'installazione del rivelatore o il (futuro) run coordinator: le possibilità sono infinite, lo scambio di informazioni rapido, i canali informali efficienti.

Purtroppo queste sono esattamente le ragioni per cui i membri delle collaborazioni di LHC vengono al CERN frequentemente per le famose "qualcosa"-week (dove "qualcosa" può essere ATLAS, CMS, uno dei loro sotto sotto-rivelatori, "Trigger and Physics" o altra simile amenità: ce n'è per tutti i gusti!). Il che genera un effetto collaterale piuttosto spiacevole: tenendo conto che per un residente al CERN ci sono circa 3 utenti non residenti, e che circa una settimana su tre (a essere ottimisti!) è impegnata da meeting per i quali la gente si sposta dal proprio istituto per venire qui, e aggiungendo infine che questi meeting si tengono principalmente proprio nel building 40 dove sta il mio l'ufficio, provate a immaginare il casino e il via vai continuo! A tutto questo dovete aggiungere il fatto che il visitatore medio, essendo in trasferta, vuole giustamente approfittare del fatto di essere al CERN per parlare di persona con chi sta qui. Per cui tende a sbarcare nel mio ufficio al primo momento libero, per discutere qualcosa con me o con i colleghi con cui condivido lo spazio.

Il risultato sconsolante è che, tra i meeting veri e propri e le interruzioni da pellegrini in visita, ci sono intere settimane in cui è impossibile ritagliare uno spazio di lavoro solitario e concentrato più lungo di mezzora. Come si fa dunque a fare un conto, a scrivere più di due righe, a leggere un articolo? E' moooolto difficile. Negli ultimi tempi mi sto sforzando di mettere in atto una strategia sistematica per ridurre le interruzioni e le fonti di distrazione, e (tentare di) ottimizzare la concentrazione. Ecco cosa ne sta venendo fuori per ora.

Ridurre i meeting a cui vado. Le riunioni in sé sono la prima fonte di interruzione: ho deciso dunque di andare solo più a quelle strettamente necessarie, o veramente interessanti. Il punto è che, siccome praticamente tutti i meeting di ATLAS si tengono al CERN, è un po' come se gli incontri al vertice si facessero sempre a casa mia: la tentazione di essere presente sempre "tanto devo solo scendere alla sala conferenze un piano sotto il mio ufficio" è forte. Ma questa è una degenerazione tipica delle grandi collaborazioni: troppi tra noi fisici hanno la sensazione che il solo essere presenti a un meeting costituisca un contributo al lavoro. Falso, beeeeep, mi spiace: spesso è solo la forma estrema di procrastinazione. Non bisogna confondere busyness con productivness. Il punto al limite è come selezionare le riunioni a cui andare. Per questo può aiutare il prossimo buon proposito:

Andare ai meeting senza laptop. Insieme alla proliferazione insensata dei meeting, questa è l'altra malattia genetica della mia generazione di fisici: chiunque ha ormai un laptop, e l'accesso wireless alla rete è dappertutto. Risultato: la metà delle persone presenti a un meeting non sta ascoltando lo speaker, nella migliore delle ipotesi sta lavorando o rispondendo agli email, spesso semplicemente surfa il web. La tentazione di aprire il proprio computer sulle ginocchia è troppo forte, lo so per esperienza: si finisce facilmente anche solo a guardare in anticipo le trasparenze dell'intervento successivo, se non a controllare lo stato dei propri programmi di analisi. O magari si prepara la propria presentazione per il meeting dopo! Purtroppo però il cervello umano non è fatto per il multitasking (provate a leggervi questo e magari anche l'articolo correlato): l'attenzione condivisa scema in un attimo, passare dall'ascolto alla scrittura alla lettura è faticoso e dispendioso in termini di risorse, e alla fine si è seguito poco del meeting a cui si era presenti, e insieme fatto poco di quello che si credeva di combinare. Siccome la carne è debole, per me la soluzione radicale rimane la migliore: lasciare il laptop in ufficio, e presentarsi alle riunioni solo con carta e penna come si faceva nel passato. Paradossalmente, questa attitudine (mi) spinge a selezionare oculatamente i meeting a cui andare, perché non si ha più la scusa di "lavorare un po' perché questa presentazione è noiosa". Bizzarro, ma funziona.

Chiudere la porta, saltuariamente sparire. Sono sempre andato fiero della porta del mio ufficio sempre aperta, perenne simbolo di una disponibilità continua al dialogo, la discussione, l'aiuto: il problema è che questa disponibilità genera la processione che menzionavo. Da qualche settimana sto sperimentando la tecnica della porta chiusa: quando non voglio essere (troppo) disturbato chiudo fisicamente la porta dell'ufficio. La mia porta ha un oblò di vetro attraverso il quale chiunque può verificare se ci sono (specie il mio capo!). Incredibilmente, la porta chiusa è però sufficiente a scremare una buona parte delle visite: lancia il messaggio "ci sono, ma forse non voglio essere interrotto", e la soglia di urgenza deve essere più alta perché il visitatore bussi. Sto anche considerando di aggiungere un livello superiore, un qualche tipo di cartello scherzoso che dica esplicitamente "state alla larga" per i casi estremi. Nell'attesa, proprio in questi casi estremi preferisco sparire io. Una volta alla settimana (e ancora non ho fissato un giorno, ma credo che formalizzerò la cosa) mi prendo un pomeriggio per andare nella biblioteca del CERN a leggere gli articoli rimasti inevasi o a far di conto. Niente computer, niente telefono. Un post-it sulla porta informa i colleghi, e la distanza tra il building 40 e la biblioteca del CERN è tale che solo una vera emergenza (il calorimetro di ATLAS a fuoco?) potrebbe convincerli a venirmi a cercare. Caldamente consigliato a tutti, cercate il vostro rifugio e nascondetevici sistematicamente.

Dire "no", dare appuntamenti alle persone. Un collega si affaccia alla mia porta e chiede: "hai cinque minuti?". Io che sono gentile e disponibile rispondo "Certamente!". La scena si ripete più volte al giorno, e raramente i cinque minuti sono cinque: facilmente queste discussioni informali raggiungono la mezz'ora. All'interruzione e alla perdita di concentrazione si aggiunge la perdita di tempo. E allora mi sto esercitando a rispondere "Adesso no. Di cosa volevi parlare? Perché non fissiamo un appuntamento?". In questo modo - magia! - posso sapere in anticipo cosa interromperà la mia giornata e regolarmi di conseguenza, e soprattutto posso raggruppare gli incontri in modo da avere una giornata dedicata alle discussioni, un'altra completamente libera. Ovviamente rimane un certo grado di casualità, ma sembra funzionare. E, sorpresa, le persone non si offendono a sentirsi dire "non adesso", perché essere messi in agenda fa percepire loro che il tempo che dedicherò è un tempo scelto, di qualità, non rubato ad altro, personalizzato.

Eliminare le altre sorgenti di interruzione e distrazione. "Ding! you have new mail" che risuona ogni tre minuti per tutto il giorno può gratificare l'ego, ma se si passa l'intera giornata al computer diventa tremendamente fastidioso. Non è il suono in sé a disturbare, ma la tentazione continua di andare a vedere cosa è arrivato: leggere e rispondere agli email in modo casuale, seguendo il ritmo dell'arrivo dei messaggi, è tremendamente inefficiente. La soluzione? Client di posta elettronica chiuso, ed evasione dei messaggi in maniera sistematica non più di 3 o 4 volte al giorno.

E a questo punto dovrei cambiare argomento e parlare dell'efficienza di raggruppare le cose da fare per contesto, e dunque del sistema organizzativo di David Allen e compagnia, delle todo list tematiche, delle tecniche per processare le informazioni e del mio nuovo splendido Inbox completamente vuoto! Ma per tutto ciò ci vorrà un post a parte.